Carole Maulini

La place du paiement : Carole Maulini, American Express Cartes

Carole Maulini, Head of Travel Industry Partnerships, American Express Cartes

Quel est votre parcours et votre rôle au sein d’American Express Cartes ? 

Je suis actuellement responsable des équipes partenariats business travel. J’ai une expérience d’une vingtaine d’années dans la section commerciale dédiée aux entreprises et gère aujourd’hui la partie partenariats commerciaux et techniques dénommée capabilities chez American Express.  

Pouvez-vous présenter vos produits business travel et les produits liés au MICE ?

American Express fournit des moyens de paiement dédiés aux entreprises. Pour les cartes d’entreprise, nous travaillons sur toutes les typologies de clients : small business, PME/ ETI jusqu’aux comptes globaux. Nous avons une gamme de cartes qui se décline pour toute cette population avec, en particulier des partenariats avec Air France par exemple qui nous a conduit à créer une carte co-marquée Amex-Air France.

Nous avons des small business cards allant des TPE aux PME/PMI. Vient ensuite une gamme de cartes corporate qui va de la carte corporate classique jusqu’à la carte Platinium qui se décline en paiement individuel et centralisé.

Nos cartes logées ont pour vocation à être centralisées au sein d’une agence de voyages ou d’une agence MICE : au nom de l’entreprise, elle permet de consolider l’ensemble des dépenses.

Enfin,  la gamme vpayment  donne accès à une carte virtuelle :  c’est un paiement centralisé qui n’est pas utilisé que pour l’agence mais pour d’autres prestations telles que l’hôtellerie par exemple. Son niveau 3 avec cette granularité et cette complémentarité de virtualisation répond finalement bien au marché tout en respectant les conformités et cette normes de sécurité. C’est cette grille de lecture pour tous les types d’entreprises qui nous fait avancer. 

Pour en revenir au MICE, les cartes corporate sont un moyen simple et sécurisé de gérer ses achats. La particularité du MICE est que c’est un secteur qui s’entrecoupe beaucoup quand on regarde  la typologie des dépenses (hébergement, traiteurs…). On retrouve ces dépenses MICE dans les dépenses des voyages d’affaires au sens large donc la carte corporate est aussi utilisée dans le cadre du MICE. 

La BTA logée a aussi vocation à gérer des dépenses business travel mais va  aussi être utilisée pour du MICE. Si je prends l’exemple de Business Table, nous avons mis en place un partenariat qui a pour vocation à utiliser la carte corporate et le compte logé ce qui permet une centralisation des dépenses et une consolidation.  Cela va permettre une amélioration de la visibilité autour de ce type de dépenses. 

Existe-t-il des moyens de paiement 100 % MICE ?

Nous avons travaillé sur des outils spécifiques à la demande des clients qui ont de gros budgets Meetings & Events et qui souhaitaient aller au delà des prestations habituelles afin d’avoir des retours d’informations spécifiques sur la demande MICE d’où le produit corporate meetings card, produit dédié au MICE à 100%. Cela reste une structure de carte corporate mais avec des spécificités conçues pour les organisateurs des événements d’entreprises : en fonction de la maturité de l’entreprise, nous retrouvons des personnes dédiées qui vont utiliser ces moyens de paiement spécifiquement. Cela peut être pour des ateliers de formation, des réunions internationales : on offre aux collaborateurs la possibilité de gérer toute la partie avance de trésorerie et protection/assurances nécessaires dans le cadre de ces événements.

Quelless sont les typologies d’entreprises concernées et quels sont les interlocuteurs en interne ?

Le marché est très disparate en fonction de la maturité des entreprises. Celle-ci est évaluée en fonction des différents indices : planification, référencement, façon dont le mode de gestion est fait (interne, externe). Il va y avoir un typologie d’entreprises qui va changer : cela peut être un département qui va faire un événement donc cela va concerner un chef de service  ou on peut avoir affaire à des directions d’achats voire des directions financières. Au niveau American Express, on travaille plus sur un programme cartes généralisé. Le MICE fait partie intégrante de ce programme : en général ce sont des acheteurs ou des financiers. On multiplie parfois les interlocuteurs : vous pouvez travailler avec un service Ressources Humaines mais aussi informatique et comptable qui intégrera une dimension intégration et suivi de process.

Sur les petites entreprises, nous traitons avec la personne qui organise et participe à l’événement. Plus nous montons sur des budgets importants, plus nous touchons à des cibles acheteurs voire chargés de production qui peuvent être liés à la sphère de la communication.

Encore une fois, c’est très fragmenté car c’est un marché éclaté, 80% des événements sont organisés en interne. Le MICE va de la simple réunion, jusqu’au team building.  Une réunion d’équipe qui demande la prestation d’un traiteur constitue un événement mais cela peut être intégré dans un budget non MICE  : un budget “fonctionnement” par exemple donc l’interlocuteur n’est pas spécifique. Tout s’entrecoupe mais a-t-on besoin de dédier des fonctions si on a la capacité à travers des outils dont des moyens de paiement d’avoir une remontée d’informations détaillées qui permet après de retravailler ce dispatch et d’avoir cette visibilité ? Le client va spliter en fonction des fournisseurs, au delà du voyage d’affaires et du MICE. Cela rentre dans le contrôle budgétaire donc c’est un split par catégorie de dépenses avec détail des fournisseurs. 

Ce besoin de consolidation des dépenses MICE est-il croissant chez les clients ?

Le besoin des clients c’est d’avoir de la visibilité sur leurs dépenses pour mieux piloter afin de mieux négocier…. Les entreprises souhaitent des gains financiers sur des coûts de gestion. On est dans l’optimisation de trésorerie. Cela reste des leviers indéniables d’où le besoin de mettre en place des moyens de paiement de plus en plus virtuels qui se mettent en place dans un écosystème de plus en plus interfacé et hyperconnecté. 

On a par moments une telle granularité que le client a un besoin de rationaliser ses bases de données pour rationaliser son besoin de négociation.

Sur des petites sociétés, vous allez chercher tout simplement la meilleure prestation au meilleur coût. On est un peu sur de l’open booking. Le MICE n’est pas un secteur stable dans le temps, on ne va pas forcément utiliser tous les ans les mêmes prestataires. 

Cela est-il accentué par les changements de modèles des prestataires qui se mettent à faire du MICE alors que ce n’était pas le cas avant ?

Complètement, c’est pour cela qu’aujourd’hui quand on parle de MICE, c’est entrecoupé entre de l’aérien, de l’hébergement, agence de voyages qui fait du MICE, agence événementielle qui ne fait que cela, du traiteur.. L’intérêt est de pouvoir avoir simplement des outils techniques (paiement plateformes…) qui permettent d’automatiser et de rattacher dépenses à un code identifiant pour voir à quoi correspond telle dépense sans se poser la question de savoir si c’est du MICE, pas du MICE….

Là, vous obtenez un reporting facile d’accès. Aujourd’hui, la société recherche un process end to end fluide où elle a le meilleur prestataire pour répondre à son besoin.

Sur ce sujet technologique, à quels systèmes d’informations vous connectez-vous ?

Nous sommes dans la configuration  de l’écosystème du voyage d’affaires. Le moyen de paiement n’a de sens qu’à partir du moment où il est connecté avec ces acteurs : entreprises et prestataires. Vous avez donc des interfaces   : sur les cartes corporate, nous sommes sur de la monétique donc de l’affiliation classique, sur le compte logé et vpayment, nous avons des niveaux d’informations plus importants donc les specs sont plus aboutis car les produits nécessitent des interfaces et opératibilités plus poussées. 

Au niveau des clients, la data étant la clef de tout, elle permet d’être retranscrite au client via un reporting de moins en moins papier et de plus en plus électronique grâce à des fichiers qui peuvent s’intégrer directement dans l’ERP et le système comptable de l’entreprise d’où l’intérêt d’optimiser tout le contrôle budgétaire. 

Cette information retranscrite dépend de l’interopérabilité avec le prestataire de service. Elle va permettre au client de recevoir une information qu’il va pouvoir contrôler dans son système comptable pour optimiser son budget de dépenses. La différence est la façon dont nous allons être interfacés avec des acteurs

Sur la chaîne du MICE, nous répondons aux différents besoins de nos clients. Vous pouvez donc avoir une société qui utilise sa carte auprès d’une agence événementielle ou l’agence de voyage qui fait du Meetings&Events.  La carte peut également être utilisée par l’agence. Un flux va se mettre en oeuvre en fonction de 3 axes; Le premier est le moyen de paiement utilisé par le client pour payer son prestataire. Le deuxième concerne American Express qui s’inscrit au niveau de l’agence qui utilise le moyen de paiement pour payer de prestataire et re-facture le client. Le troisième, c’est lorsque le client utilise le moyen de paiement American Express pour gérer les paiements auprès de son agence événementielle.

L’idée est de combiner les trois axes en fonction du contexte, du partenariat, du fonctionnement et de la maturité du client. On peut être intégré au niveau du client qui paye ses prestataires, du client qui utilise la solution American Express pour payer son agence et au niveau de l’agence.

Qu’en est-il du besoin de termes de reporting

L’entreprise utilise le MICE pour reconnaître ses équipes internes, pour une organisation qui valorise son image ou aussi pour fidéliser des clients. Pour les sociétés, le MICE reste un “outil d’investissement » pour optimiser leurs activités.

Nous nous intégrons pour faciliter la gestion des processus de paiement car il y a des coûts indirects. Cela permet une consolidation et donc, de la visibilité pour justement aider les entreprises à mieux piloter, choisir leurs fournisseurs. On rentre ensuite dans des niveaux de reportings différents : niveau 1, ce sont des transactions PME, niveau 2, avec des détails plus spécifiques afin de répondre davantage à des besoins d’organisateur d’événements, niveau 3  : dans le cadre d’un BTA.

Sur le vpayment, nous sommes sur un niveau intermédiaire car avons la capacité d’enregistrer des niveaux d’informations plus adaptés. 

Quels sont vos futurs projets liés au MICE ?

Pour nous, ils s’intègrent pour dans une réflexion plus globale. Nous anticipons sur des besoins liés aux innovations et régulations pour respecter la sécurité et la protection. Ce sont des éléments qui nous amènent à être vigilants et modérés dans cette politique d’innovation.  La sécurité de la data est très importante, le risque est là sur la cybercriminalité. C’est un des cadres le plus suivi. De façon générale, American Express suit toutes les réglementations européennes. Dans le cadre du PSD2, RGPD, nous nous y sommes conformés. Tout est en lien avec la protection des données. Nous n’avons pas le choix que de nous inscrire dans ces régulations et cela fait partie des adaptations que nous devons faire.

Toutefois, l’essentiel est de répondre au besoin du client en fonction de sa maturité à aller vers de l’innovation. Nous y allons grâce au vpayment mais également à la carte logée qui est un produit qui peut s’adapter à des agences événementielles alors qu’il était dédié auparavant à des agences voyage d’affaires. 

Au delà de cela, sans rentrer dans un produit spécifique, nous avançons avec des extensions, des upgrade de nos solutions en fonction de la demande du marché.