Thomas Pruneyrac

Gestion des déplacements chez OVHcloud, par Thomas Pruneyrac

Thomas Pruneyrac, Global travel & expense director, OVHcloud

Pouvez-vous nous présenter OVH et l’organisation de son travel management ?

OVHcloud est une licorne française, leader européen du Cloud, proposant une alternative aux géants mondiaux partout dans le monde, grâce à deux mille trois cents salariés et trente datacenters. OVHcloud est doté d’une équipe travel de 5 personnes et d’un relais dans chaque ville par le biais des Office Managers pour gérer le travel et donc de la formation qui va avec. Nous gérons un budget de 5M € pour huit cents voyageurs uniques mensuels.

Quel est votre rôle ?

Mon rôle est de travailler la vision du travel au sein d’OVHcloud, d’anticiper et d’accompagner autant que possible la croissance du groupe. Notre croissance étant guidée par le marché, les expansions à l’international peuvent être rapides. Il faut que nous soyons agiles au maximum pour que le travel ne soit pas un point bloquant. Il faut donc que nos outils, nos partenariats et notre travel policy soient constamment adaptables et « scalables » en tout temps. Nous sommes intégrés aux Ressources Humaines. Notre système de voyage est internalisé avec un accès à Amadeus. Notre service travel a une particularité dans la gestion des validations : le manager valide en approbation 1 que le voyageur est légitime, le service travel valide les modalités. Nous travaillons également avec l’équipe event et l’équipe communication interne. Le travel gère l’organisation des événements internes dont les négociations. Nous gérons aussi le parc automobile, la sûreté, tout ce qui est lié au déplacement. 

Quelle est la place du voyageur dans votre politique voyages et la personnalisation des services ?

Le voyageur est l’élément central de notre politique voyages qui elle-même découle du mindset d’OVHcloud. Nous prenons en considération non pas le niveau hiérarchique du collaborateur, mais sa fréquence de déplacement et l’impact sur l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Nous avons mis en place un programme nommé WIN/WIN : plus vous devez vous déplacer à titre professionnel, plus l’on prendra soin de vous permettre de le faire dans les meilleures conditions via une politique M, L, ou XL. Plus vous vous déplacez, plus vous montez en catégorie. Nous avons pris dix-huit mois pour sélectionner les bons prestataires pour chaque cas de figure, permettant aux collaborateurs d’être les mieux accompagnés possible. Nous n’avons pas souhaité tout concentrer sur un seul acteur, pour le moment, car nous ne trouvions pas une réponse globale.

Quelles sont les conséquences de cette personnalisation sur les process (internes et fournisseurs) et les services internes ?

Cette personnalisation implique une multitude d’acteurs, donc d’applications à télécharger sur nos téléphones. Forcément, le ressenti est d’un côté génial parce qu’on répond à bien plus d’attentes de nos collaborateurs, mais la multiplication des applications rend difficile le suivi. Nous avons cherché un acteur permettant de réunir non pas son choix de partenaires, mais le nôtre tel que nous avons souhaité le faire. Nous travaillons avec une start-up sur le sujet, mais pour le moment l’outil idéal n’existe pas. Nous avons alors « hacké » l’existant pour créer une V0 en détournant une solution pour hôteliers, Lounge-Up,  afin de créer notre propre application travel, réunissant avec l’ensemble des informations et liens vers les applications dont nos collaborateurs ont besoin. Plus besoin de se souvenir de qui est le prestataire pour telle ou telle action, il suffit uniquement de rentrer dans l’application et de cliquer sur l’onglet. Celui-ci ouvrira l’application du prestataire directement.

Quelle est votre vision des outils et technologies dans les dispositifs qui placent le voyageur au centre des projets ?

Le collaborateur n’est pas un agent de voyage et son cœur de métier n’est surtout pas le travel. Il doit y passer un minimum de temps, avoir l’accès à l’information le plus simplement possible et se sentir accompagné en tout temps et tout lieu. Et cela autant pour son bien-être que pour sa sécurité. Aujourd’hui, le collaborateur s’attend a minima à retrouver le même niveau de prestations que pour le voyage de loisirs avec la valeur ajoutée du fait qu’il s’agit d’un déplacement professionnel. Cela doit être qualitatif, fonctionnel, et user friendly. Tout notre travail au quotidien est d’améliorer l’expérience utilisateur et sa compréhension des outils ainsi que de la travel policy.

Pour reprendre ce que j’expliquais, cela passe par une centralisation de nos informations liées au voyage dans une application. Nous avons sélectionné nos prestataires : Uber Eats, Fairjungle, Egencia, Trainline… et notre objectif est d’éviter la multitude d’applications. Cela facilite la lecture de la gestion des voyages. La V2 de notre application sera réalisée avec Ayruu qui a créé un intégrateur open. Nous sommes au Copil de cette start-up avec Le Monde, Bouygues… Je décide d’où vient le stock hôtel, air, visa… stock qui habituellement peut être bloqué dans le cadre des partenariats avec les OBT. Nos prochaines évolutions sont d’intégrer les systèmes de blockchain et de l’intelligence artificielle pour accompagner nos collaborateurs.